Instrukser for klubb som skal arrangere NM i rallylydighet

I dette dokumentet er det en del punkter som gjelder det økonomiske ansvaret og de praktiske arbeidsoppgavene for NM-arrangementet.  Disse må godtas før dere får tildelt NM. I punktene under refereres det til «arrangørklubb» eller «teknisk arrangør» – det er dere, ikke NRL.

Samarbeid

Det skal opprettes en samarbeidsgruppe for NM-arrangementet hvor det avholdes planleggingsmøter og kommuniseres jevnlig under planleggingen til NM-helgen. Det anbefales at arrangørklubb og styret hver har maks 4 representanter i denne gruppen. Denne samarbeidsgruppen kan for eksempel opprettes som gruppe på Facebook.

Mannskaper
Det er viktig at man har nok aktive medlemmer i klubben (eller andre som dere er sikre på stiller opp) til å kunne dekke inn alle arbeidsoppgavene under en NM helg. Mannskapsbehovet må kartlegges før dere søker om å arrangere NM. Representantene fra NRL kommer langveisfra og har derfor begrenset med kapasitet til å ta med utstyr mm.  Det er derfor viktig med god forståelse for at det kun er mulig/aktuelt å gjennomføre et NM ved hjelp av en teknisk arrangør som har god erfaring med planlegging og gjennomføring av større stevner.

Hvordan arrangeres NM-helgen?
Arrangørklubben står fritt til å avholde dobbeltstevne i løpet av NM-helgen etter følgende alternativer, men det er anbefalt å kjøre alternativ a slik at Norsk vinner kåres på lik linje hver år.

a) Et (ettermiddags)stevne fredag og vanlig stevne lørdag, samt (kun) NM-finale søndag:
Lørdagens eliteklasse er kvalik til den uoffisielle NM-finalen.

b) Vanlig stevne lørdag, (kun) NM-finale søndag:

Lørdagens eliteklasse er kvalik til den uoffisielle NM-finalen.

Alle klasser alle dager dømmes av autorisert dommer og etter enhver tid gjeldende regelverk.
Maks. antall ekvipasjer pr. dommer er 60.

Kåring av Norsk Vinner i klassene 1, 2 og 3
a) Ved dobbeltstevne gjelder den høyeste sammenlagte poengsummen i klassen, altså to poengsummer fra samme klasse slås sammen og den som har høyest poengsum vinner.  Dette motiverer forhåpentligvis til høyere påmelding for arrangørklubben. Dersom en hund starter i to klasser på de to stevnene, gjelder kun det ene resultatet i den aktuelle klassen.

b) Ved enkeltstevne er det ekvipasjen med høyest poengsum i klassen som blir Norsk Vinner.

Fordeling av praktisk og økonomisk ansvar for hele NM-helgen
Arrangørklubben har alt det praktiske og økonomiske ansvaret for de fire offisielle klassene uavhengig av arrangementmodell. Dette ansvaret omfatter, men er ikke begrenset til, mottak av påmeldinger og påmeldingsavgifter, innføring av resultater i dogweb, betaling og drifting av stevneområdet (inkludert toaletter og parkering, premier og rosetter til de offisielle klassene, merker osv.). Videre er arrangør ansvarlig for å fremskaffe utstyr samt anskaffe og organisere personell til hele arrangementet, NM-finalen inkludert.

Arrangørklubben har ansvar for at alt nødvendig utstyr for gjennomføring av NM-finalen er tilgjengelig. Dette innebærer at utstyr benyttet i de offisielle klassene også må være tilgjengelig under NM-finalen søndag.
Dette inkluderer:

• Speakeranlegg
• Streaming-utstyr
• Utstyr til sekretariat (skriver, PC, internettilgang, bord, stoler, evt. telt), skriveunderlag til dommere, osv.
  Videre har arrangørklubb ansvar for å fremskaffe nødvendig banemannskap til NM-finalen.

Arrangørklubben må kunne hente/ta imot og lagre premier og rosetter som skal brukes i NM-finalen.

Arrangørklubben har ansvar for eventuell godtgjørelse til sitt personell som arbeider under arrangementet, søndagen inkludert.

 

NRL har ansvar for mottak av påmeldinger og påmeldingsavgifter samt utarbeidelse av startlister, startnumre og kritikkskjemaer til NM-finalen.  NRL har ansvar for rosetter til Norsk Vinner klasse 1, 2 og 3 og til NM-finalen.

NRL dekker transport, mat og overnatting for egne representanter, samt bestiller T-skjorter til finalister, frivillige og dommere av NM-finalen søndag. Finalister dekker kostnad for egen T-skjorte, arrangør dekker kostnad for egne frivillige mens NRL dekker kostnad for T-skjorter til styret og dommere.

Overnatting

Arrangørklubben har ansvar for å booke overnatting til NM-helgens dommere så nær stevneområdet som mulig. Dersom arrangementet gjennomføres på camping, militærleir ol., må arrangørklubb også booke overnatting til representanter fra NRL. Dersom det ikke er gå avstand fra overnatting til stevneområdet må arrangørklubb sørge for transport av dommere.

 

Arrangørklubben dekker overnatting for alle dommere, uavhengig av om de dømmer offisielle klasser eller NM-finalen.

NRL dekker overnatting for egne representanter.

Deltakere forøvrig er selv ansvarlige for å finne og bekoste overnatting. Arrangørklubb bør være behjelpelige med å anbefale overnattingssteder.

Dommere

NM finalen dømmes av to dommer og en overdommer

Arrangørklubben er ansvarlig for å bringe dommere til/fra flyplass/stasjon før/etter stevnet.

 

Arrangørklubben står for betaling av dommerhonorar til dommerne i de offisielle klassene.

 

Arrangørklubben betaler reise og overnatting for alle dommere, også dommere som eventuelt kun dømmer NM-finalen søndag.

 

Arrangørklubben står fritt til å benytte seg av de 3 dommerne som dømmer søndagens NM-finale til dømming av de offisielle klassene. Dette er en avtale som gjøres mellom arrangørklubben og de aktuelle dommerne. Det er imidlertid viktig å ta hensyn til belastningen på dommerne, og å fordele arbeidsmengden i løpet av helgen.

 

NRL plikter å informere arrangørklubben om hvilke dommere som skal dømme finalen så tidlig som mulig. Dommerhonorar for dømming av NM-finalen dekkes av NRL. NRL bekoster mat på dommere av NM-finalen søndag.

Erfaringsmessig er det viktig å ha en reservedommer for hånden til NM-finalen. Arrangørklubben plikter derfor å informere NRL om hvilke dommere som kan være aktuelle som reservedommere til finalen (lokale dommere eller dommere som har dømt offisielle klasser.)

Ringpersonell og ringer

Arrangørklubben er ansvarlig for tidtagerutstyr til NM-finalen, samt rigging av finaleringen og alt annet nødvendig utstyr. Ved dårlig vær/sterk sol bør det være et telt ved hver ring. Ringen skal være minimum 20×25 meter utendørs og 12×17 meter innendørs. Dersom man har maks. antall øvelser, bør ringstørrelsen økes. Ringen skal tydelig være merket.
Utenfor finaleringen skal det merkes opp en «buffersone» der ingen skal oppholde seg og der det ikke skal være telt, stoler, hunder osv. Det pyntes med norske flagg på stevneområdet finaledagen.

 

Arrangørklubben stiller med nødvendig ringpersonell til alle offisielle klasser samt til søndagens NM-finale.  Å benytte seg av arrangørklubbens mannskap under NM-finalen skal være kostnadsfritt for NRL. Til finaleringen er det påkrevd med innroper, tidtakere, baneansvarlige (hjelper å bygge bane og retter opp riv), personer som løper med kritikkskjema til sekretariatet og sekretariat som regner poeng. NRL stiller med representant(er) til tellekorps/sekretariat.

Innmarsj

NM-finalen starter med at deltakerne blir ropt opp for deretter å gå innmarsj sammen med dommerne. Deltakerne stiller seg så opp og blir stående i ro mens nasjonalsangen spilles èn (1) gang.

Det er ønskelig at arrangørklubb stiller med små norske flagg til deltakerne under innmarsj.

Arrangørklubb skal stille med et større norsk flagg til leder av innmarsj (balkongflagg). Til portrettfotograferingens bakgrunn skal det være et større norsk flagg.
NRL er ansvarlig for organiseringen av finaledagen.

Premier og dommergaver

Arrangørklubben skal stille med premiegjenstander til minimum de seks høyest plasserte ekvipasjene og rosett til minimum de tre øverst plasserte i alle offisielle klasser. Arrangør skaffer fôrpremier til alle klasser, inkl. NM-finalen.

 

Arrangørklubben er ansvarlig for å ha tilstrekkelig med certrosetter og championatrosetter for de offisielle eliteklassene samt bronse-, sølv- og gullmerker for andre offisielle klasser. Alle deltakere som oppnår tellende Cert skal ha utdelt rosett for dette. Likeledes skal rosett deles ut til alle som oppnår Championat, såfremt de har utstillingskravet på plass. Dette bør sjekkes.

Arrangørklubben og NRL samarbeider om dommergaver til de som er involvert i finalehelgen.
Fint å kunne gi ting med lokalt preg.

Arrangørklubben og NRL samarbeider om å finne premier til NM finalen og til pallen på Norsk Vinner

 

NRL stiller med rosetter til NM-finalen, rosetter til Norsk Vinner klasse 1-3.

 

Kiosk/mat
Arrangørklubben holder kiosk under hele arrangementet, også under NM-finalen.

Arrangørklubben sørger for mat til alle dommere gjennom helgen, også under NM-finalen.

Arrangørklubb og NRL inngår eventuell avtale om mat til NRL sine representanter, samt kostnader for mat til dommere på finaledagen.

 

Whitedog
Dersom det skal brukes Whitedog før finalen, skal denne gå før briefingen slik at dommerene har en mulighet til å justere banen før briefing.

Toalett
Toalettene må være innenfor rimelig avstand fra ringene.

 

Parkering/parkeringsavgift
Det må være tilstrekkelig med areal for parkering, og parkeringsavgiften for alle som deltar skal inngå i påmeldingsavgiften. Det skal ikke kreves ytterligere betaling for parkering, og dette bør det informeres om ved annonsering av de offisielle stevnene. Påmeldingsavgiften kan heller justeres noe opp for å dekke inn parkeringsavgifter. Parkeringsbillett for de som deltar sendes i PM til deltakerne sammen med startlistene. Dette er en hyggelig gest for å rettferdiggjøre den eventuelt økte påmeldingsavgiften. Parkeringsbilletter vil ikke bli kontrollert etter ankomst.

 

Premieutdeling
Det er viktig at det tas høyde for værmessige forhold og at det legges til rette for gjennomføring av premieutdeling med bildetaking under tak ved dårlig vær. Dette kan alternativt gjøres i større telt.  Tenk på en fin/ryddig bakgrunn for fotografering av vinnerpallen. Det er ønskelig at pallen pyntes med norske flagg. NRL skal selv dele ut dommergave til dommere av NM-finalen.

 

Fotografering
Fotografering avtales med NRL. Det skal tas bilder av alle finalister som ønsker det, samt alle premiepaller inkludert NM-finalen. Husk bilder av vinnerne av Norsk Vinner i klasse 1, 2 og 3. Dersom bildene tas av arrangørklubb, sendes disse til NRL digitalt og kan fritt brukes av NRL i ettertid til å annonsere deltakere/vinner av NM. Det har tidligere år blitt tatt portrettbilder av ekvipasjene foran det norske flagget, men det kan også være et godt alternativ å forevige hver ekvipasje i NM-banen som et godt minne.

Fordeling av inntekter

Alle påmeldingsavgifter til NM-finalen tilfaller NRL (maks. 60 ekvipasjer etter gjeldende regelverk).

Alle andre påmeldingsavgifter og inntekter fra arrangementet for øvrig tilfaller arrangørklubben.